VNG Connect organiseert evenementen voor gemeenten en hun medewerkers. Maar zijn die events eigenlijk wel creatief genoeg? Met die vraag kwam de opdrachtgever bij Armijn, creatief directeur bij HVR.
Online sessie
Armijn stond voor een raadsel. Zou het team echt zelf geen creatieve dingen kunnen bedenken? Hij organiseerde een korte online sessie om het team te leren kennen en haalde input op voor een Double Diamond-sessie. Dat is een creatief en democratisch designproces waarin je iedereen betrekt om met elkaar aan een oplossing te werken.
Het echte probleem achterhalen met Double Diamond
Samen met collega Marloes organiseerde Armijn een Double Diamond-sessie op locatie. De teamleden kregen de tijd om oorzaken te bedenken voor het veronderstelde probleem: hoe wordt VNG-connect het beste eventbureau van de Nederlandse overheid? De antwoorden werden verzameld op post-its en gegroepeerd. Hieruit kwam een aantal problemen naar voren. Vervolgens stemden de teamleden op wat zij het belangrijkste probleem vonden. Dat bleek interne onzichtbaarheid te zijn. Het grootste probleem was dus helemaal niet het organiseren van creatieve evenementen, maar onbekendheid binnen VNG zelf! Dankzij de Double Diamond-sessie kwam dit probleem aan het licht.
Hoe word je zichtbaar?
Het tweede deel van de Double Diamond-sessie ging over de oplossing voor dat probleem. Wat kon het team bedenken om intern meer zichtbaar te worden? Door hetzelfde proces te volgen, kwam het team tot de conclusie om interne communicatiemiddelen te maken en een evenement te organiseren bij VNG.
Ballonnen in de lift
Inderdaad kwam er een evenement op het kantoor in Den Haag. VNG-collega’s werden bij binnenkomst verrast werden met leuke collector’s items. In een met ballonnen versierde lift werden (letterlijk) elevator pitches gegeven over VNG Connect. Het team maakte ook papieren vliegtuigjes van een nieuwe flyer. Bijna alle VNG-collega’s vonden het leuk bedacht. Zij weten het team nu te vinden als er evenementen moeten worden georganiseerd. Het grote probleem – interne onzichtbaarheid – was opgelost.
Aansluitende creatieve sessie haalt maximale uit groep
De Double Diamond-sessie had geholpen om het grote probleem – interne onzichtbaarheid – vast te stellen en op te lossen. Nu wilde het team ook nieuwe ideeën bedenken voor events van gemeenten. Om dat aan te pakken, organiseerden Armijn en Marloes een aansluitende creatieve sessie. Bij een gewone brainstorm ondermijnen hiërarchische verschillen en creatiekillers het proces. Een creatieve sessie is zo opgezet dat ieders bijdrage even belangrijk is. Hierdoor haal je het maximale uit een groep.
Brainstormtechnieken
Tijdens de creatieve sessie werkten de teamleden in groepjes van twee of drie. Ze pasten verschillende brainstormtechnieken toe om ideeën te bedenken voor gebruikelijke onderdelen van evenementen. Er werden bewust meerdere brainstormtechnieken te werken uitgeprobeerd. Welke techniek het beste werkt, hangt namelijk van de persoon af. Een voorbeeld van een brainstormtechniek is Crazy 8. Elke deelnemer krijgt dan steeds één minuut om een idee te bedenken. Vaak zie je dat de eerste ideeën nog niet zo bijzonder zijn, maar dat het achtste idee heel goed is.
Vijfhonderd (!) ideeën in één middag
De teamleden werkten hun de beste ideeën uit op een papieren canvas. Zo hadden ze gelijk een plan om die ideeën uit te voeren. Het mooiste resultaat was dat ze in slechts één middag maar liefst vijfhonderd ideeën voor evenementen hadden bedacht. VNG Connect bleek dus veel creatiever te zijn dan zelf gedacht!
