Rijkswaterstaat werkt nauw samen met aannemers en andere opdrachtnemers bij grote bouwprojecten Het Digitaal Informatie en Aanbestedingsdossier (DIA) ondersteunt het bijbehorende aanbestedingsproces, waarbij ambtenaren van Rijkswaterstaat en opdrachtnemers snel, digitaal en met behoud van structuur data uitwisselen en inzien. Alleen hoe zorg je ervoor dat de beoogde medewerkers van Rijkswaterstaat ook echt aan de slag gaan met DIA? Wij bedachten een ludieke en effectieve communicatiestrategie!
Aanpak
Het project DIA maakt data-gedreven aanbesteden makkelijker bij Rijkswaterstaat. Deze nieuwe ontwikkeling moet omarmd worden door collega’s van twee afdelingen, en deel uitmaken van hun dagelijkse werkwijze.
HVR ontwikkelde een strategie voor gedragsverandering op basis van twee principes:
- het innovatie- adaptiemodel van Rogers waarmee we de doelgroep verdeelden in 5 subgroepen afhankelijk van intrinsieke houding en gedrag rondom innovaties
- de 4 leerfases van Broadwell om de doelgroep geleidelijk mee te nemen in het aanleren van nieuw gedrag.
We kozen ervoor de subgroepen alle leerfases te laten doorlopen en om kennis over te dragen via verschillende spelvormen. Daartoe doopten we DIA om tot het ‘datadierenpark’: een aantrekkelijke metafoor die nieuwsgierig maakt en laagdrempelig is.
Uitvoering
We startten met het uitzetten van een zelf ontwikkelde test: de data-dierentest. Deelnemers ontdekten met de test welke van de 5 datadieren ze waren. Dat motiveerde hen om de test te doen, terwijl wij met de resultaten de 5 subgroepen konden indelen.
Daarnaast ontwikkelden we een brede middelenmix met tools per subgroep en leerfase. Zo zorgden we eerst voor naamsbekendheid bij alle doelgroepen. Met onze creatieve sessie ‘de Kebosi’ bepaalden we met de opdrachtgever in 1 uur een krachtige en complete kernboodschap. Van daaruit ontwikkelden we animatievideo’s, interviews met leidende personen en een infographic.
Vervolgens faciliteerden we creatieve sessies zodat de subgroep de nieuwe innovatie aanleert, toepast en doorgeeft aan de volgende subgroep. We organiseerden een webinar over verandercommunicatie en een interactief spel om te oefenen met de verschillende fasen van DIA. Tot slot organiseerden we een Double Diamond-sessie om de grootste uitdagingen met elkaar te bepalen. Deelnemers deelden hun meest creatieve ideeën op post-its in een creatieve vorm: een stuk leuker en effectiever dan een saaie vergadering!
Resultaat
- 370 medewerkers van RWS vulden de datadierentest in.
- Met onze creatieve sessies ontwikkelden we efficiënt een breed gedragen kernboodschap, toelichtende teksten en een overzichtelijk proces.
- Dankzij de overkoepelende metafoor en onderscheidende aanpak creërden we uiteenlopende, aansprekende middelen om DIA bekend te maken bij de RWS-medewerkers.
- Positieve reacties op de Double Diamond-sessie, zowel over de organisatie als over de inhoud en het tempo. De deelnemers stelden binnen anderhalf uur de grootst mogelijke uitdaging van het project DIA vast en droegen maar liefst 34 oplossingen aan.
