HVR helpt klanten regelmatig met het organiseren van symposia en andere bijeenkomsten. Een voorbeeld is het jaarlijkse Scheldesymposium in opdracht van de Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie (VNSC). Afgelopen mei togen zes collega’s naar Antwerpen voor dit evenement. Wat deden zij daar precies? Onze huisfotograaf Charlotte van Beem kan erover meepraten.
Het symposium vond plaats in…a room with a ZOO?
“Klopt, dat is een evenementenlocatie naast de dierentuin van Antwerpen: een heel groot gebouw met meerdere etages, grote en kleine zalen. We hebben hiervoor gekozen omdat deze locatie makkelijk te bereiken is voor mensen uit Nederland en Vlaanderen.”
Wat is het Scheldesymposium eigenlijk?
“Nederland en Vlaanderen werken in de Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie (VNSC) samen aan een duurzaam en vitaal Schelde-estuarium. Dat is de omgeving waar de Schelde uitmondt in zee, een economisch belangrijk gebied met waardevolle natuur. Op het Scheldesymposium delen bezoekers kennis met elkaar. Er waren ongeveer 150 mensen aanwezig: professionals die zich bezighouden met natuur, water, scheepvaart, kustbescherming en onderzoek. Er waren ook geïnteresseerde bewoners uit de omgeving van de Westerschelde, die meer wilden weten over de plannen van de VNSC voor natuurbescherming en zeespiegelstijging.”
Kun je iets vertellen over de voorbereiding op het evenement?
“In de maanden voorafgaand aan het evenement hebben mijn collega’s met de VNSC nagedacht over de inhoud van het programma. We hebben besproken welke onderwerpen en sprekers aan bod zouden komen. Ook praktisch moest er van alles geregeld worden. De locatie is populair, dus die moest een jaar van tevoren vastgelegd worden. Samen met medewerkers van de evenementenlocatie zorgden we voor de juiste zalen, apparatuur en catering. En vergeet de contentwerkzaamheden niet: een save-the-date op de website en in de VNSC-nieuwsbrief, een uitnodiging en bedankje per e-mail, aankondigingen op LinkedIn, twee video’s maken voor op het symposium, verslagen schrijven…”
Wat was jullie rol op het symposium?
“Eerst maakten we samen een rondje door het gebouw om te zorgen dat alles klaar was voor het symposium. Zijn de zalen klaar voor gebruik, de presentaties beschikbaar, klopt de opstelling van tafels en stoelen? Vervolgens gingen we aan de slag met onze eigen taken. Denk aan bezoekers ontvangen, fotograferen, verslagen schrijven en alles in goede banen leiden. Het ging heel soepel. Onze collega Fleur had overal aan gedacht: van planning en badges tot posters en bedankjes. We sloten af met een lekkere lunch, waar onze video over de bouw van de Noordzeesluizen werd afgespeeld.”
Wat vond je zelf het leukst?
“Dat je in de weer bent en contact hebt met sprekers en mensen die je kent. Ik vond het ook leuk om foto’s te maken – dat was mijn rol tijdens het symposium. Ik kon zelf bepalen hoe ik het evenement wilde vastleggen, bijvoorbeeld door sprekers in de zaal leuk op de foto te zetten. Het was een mooie locatie, dat helpt.”
In hoeverre is het Scheldesymposium representatief voor jouw werk?
“Je doet zoiets niet elke dag, maar HVR organiseert best wat evenementen zoals symposia, inloopbijeenkomsten en gebiedsexcursies. Ik schat dat er elke maand wel een evenement is. Volgens mij is elke medewerker wel betrokken bij een of meerdere evenementen per jaar.”
