Teksten van overheden of bedrijven zijn regelmatig lastig te volgen. Of het nu gaat om een brief, folder, webtekst of vriendelijke stem in een uitlegvideo. Toch merk ik in mijn werk dat veel van deze overheden of bedrijven juist communiceren over iets wat iedereen juist wel kent! Maar hoe breng je zo’n lastig onderwerp dan herkenbaar en helder over? Met een beetje lef, en de tips die je hieronder leest.
In mijn werk voor veel inhoudelijke (vaak overheids-)opdrachtgevers ontdek ik dat je de meest complexe onderwerpen prima kunt terugbrengen naar iets wat we allemaal kennen. Een omgevingsvisie gaat per definitie over onze huizen, speeltuinen, stoepjes, en parken om de hoek. De energietransitie of circulaire economie gaat over wat er in onze afvalbak zit en waar we onze stroom opwekken of waar de kachel op draait. En een abstracte term als ‘integrale aanpak’ gaat bijvoorbeeld simpelweg over samenwerken met alle mensen die een persoon helpen of verzorgen: van huisarts tot buurvrouw. En toch gaat het vaak mis. Wat kun je beter niet doen?
- Alles proberen te zeggen met één term of zin(sdeel)
- Te veel willen vertellen en compleet of hypercorrect zijn
- Je doelgroep teveel (of jezelf te weinig) kennis toebedelen
Het leven ís rechttoe rechtaan, en dat wat de overheid doet ook zeker. Maar hoe vertaal je nu zulke ogenschijnlijk lastige onderwerpen naar een helder verhaal? Daar bijt ik me graag in vast!
Hoe doe ik het?
Als contentmanager komt het vaak voor dat je wordt ingevlogen voor een losse tekst of content. En niet minder vaak is dat rond een thema wat je totaal nog niet kent. Dat is soms best een uitdaging, maar heeft als voordeel dat mijn algemene ontwikkeling gaat als een speer! Sinds ik bij HVR werk, heb ik al veel geleerd over het beheer van leegstaande panden, blockchain in de schuldhulpverlening, zelfvoorzienende waddeneilanden, welke zorg er is voor verstandelijk beperkten (en: hoe je schrijft voor díe doelgroep!), het nieuwe ambtenarenrecht – enfin, de lijst gaat door! Hoe ga ik zo’n nieuw en vaak complex onderwerp te lijf? Ik deel 10 tips.
1. Bijt je vast, Google je suf en stel al je ‘domme’ vragen
Helder schrijven begint bij grip op je inhoud. Bluf uit zich in een tekst vaak in vaagheid of overdreven lastige taal. Ga maar na: schreef je zelf ook niet de moeilijkste woorden die je kende in een werkstuk, om te laten zien hoe slim je was? De twaalfjarige in mij is in ieder geval schuldig ? Meestal krijg ik wel wat informatie aangeleverd. Daar dompel ik me dan in onder, met de zoekmachine in de startblokken. Ik probeer zelf precies uit te vogelen waar dit over gaat, en stel waar nodig mijn vragen aan de zoekmachine of inhoudelijk expert. Ook als ik denk: dit zou ik eigenlijk moeten weten, toch? Kans is dat de lezer op dezelfde vraag stuit. Daarom is het absoluut de tijd en moeite waard om zo’n expert het hemd van het lijf te vragen. Vergeet niet dat deze mensen vanuit hun passie gráág meer vertellen. Nieuwsgierigheid is hierbij je belangrijkste gereedschap!
2. Bepaal je doelgroep en de voorkennis – en ga uit van het minimale
Voor wie is de tekst bedoeld? In Nederland bereik je bijna iedereen (zo’n 80 procent (!) volgens Bureau Taal) met taalniveau B1: eenvoudige taal. Eerlijk gezegd vind ik de term ‘eenvoudig’ afdoen aan dit taalniveau. Als tekstschrijver wil je helder zijn, en dan is de B1-stijl (duidelijke titels en koppen, actieve woorden, bekende termen en korte zinnen) eigenlijk altijd geschikt en het nastreven waard.
Dus ga je uit van de ‘gemiddelde’ Nederlander of burger, dan zul je toch echt al je jargon in de ijskast moeten zetten. Schrijf je voor collega’s? Doe dan alsnog je complexiteit een tandje terug. In mijn ervaring ben je nét zo overtuigend, en misschien wel overtuigender als je je verhaal helder brengt. Probeer je doelgroep zo precies mogelijk te maken. Zo vroeg ik me bij deze blog af: wil ik mede-schrijvers of contentspecialisten bereiken, of een bredere doelgroep die wel eens een tekst schrijft? Ik ga voor het laatste, maar dat betekent dat ik voor de eerste categorie nogal wat open deuren zal geven. Voor de tweede leg ik mijn tips nog wat verder uit.
Schrijfvis schreef al eens hoe je eigen voorkennis een handicap kan zijn. Daar ben ik het helemaal mee eens. Soms wordt je eigen kennis een blinde vlek, en lijkt iets zó vanzelfsprekend dat je voorbij gaat aan de kennis die de ander nog mist. Drie tips van Schrijfvis: stel jezelf domme vragen tijdens het schrijven, vertel zoals ‘in de kroeg’ met een anekdote of voorbeeld, en vermijd passieve taal en jargon.
3. Bedenk wat je wel en niet wil vertellen: wat moet je lezer absoluut weten en/of doen na het lezen van jouw tekst?
Het geheim van een succesvolle tekst start met een doel – jazeker, één doel. Dat klinkt als een open deur, maar deze open deur vind ik belangrijk! Bepaal je doel en spits dit zoveel mogelijk toe. Ik zal je het doel van dit blog als voorbeeld verklappen: ik wil mensen die schrijven over complexe onderwerpen helpen en inspireren om duidelijkere, eenvoudigere teksten te schrijven. Een ander doel had kunnen zijn om mensen aan te sporen mij in te huren. Dan zou deze tekst er heel anders uit zien, en zou ik misschien wel kiezen voor voorbeelden uit eigen werk of argumenten om mijn vaardigheden aan te prijzen in plaats van tips.
De kunst zit hem ook vooral in dat doel scherp in de gaten houden tijdens de 6 stappen hierna. Van je doel afwijken uit enthousiasme zit bij complexe inhoud vaak in een klein hoekje. Een groot onderwerp is verleidelijk om twee redenen: er is veel te vertellen, en als expert doe je niets liever dan zo lang en volledig mogelijk vertellen over datgene wat jou nu zo bezighoudt. Zo bevatte deze blog eerst wel vier lijstjes. Daar kan natuurlijk niemand chocola meer van maken… Maak een keuze, en breng jezelf steeds terug bij de les. Je kunt namelijk altijd nog iets anders doen:
- Een zijspoor of uitleg bewaren voor een volgend artikel, onderliggende tekst, of andere webpagina
- Schrijf je voor online? Zoek dan een plek waar al geschreven wordt over dit onderwerp en plaats een linkje. Of creëer die plek zelf en plaats een uitleg, zijspoor of gerelateerd onderwerp in een ander artikel of op een andere pagina. Zo breng je gelaagdheid aan in je content: elke pagina bevat specifieke informatie die to the point Als de lezer meer wil weten, klikt hij door. Zo niet, dan is de kans kleiner dat de lezer afgeleid of verward raakt door te brede informatie.
4. Bedenk of zoek naar minimaal 1 sterk voorbeeld wat je inhoud concreet maakt
In de conceptversie van deze blog stonden zeker zes opmerkingen aan mezelf: onder andere [linkje toevoegen], [screenshots met 2 infographics toevoegen] en [voorbeeld van twee doelgroepen]. Herinner jezelf er steeds aan een voorbeeld te geven bij wat je vertelt. Dat kan heel simpelweg één sterk voorbeeld zijn waar je aan het begin van de tekst mee start, en je telkens op kunt teruggrijpen. Bonus: dat vlecht je tekst gelijk samen tot een geheel. Een voorbeeld kan heel kort zijn! Bijvoorbeeld:
Boeren nemen veel maatregelen om hun groenten te beschermen tegen vogels die schade veroorzaken, bijvoorbeeld door netten of vogelverschrikkers te plaatsen.
Kun je korter maken, bijvoorbeeld:
Boeren plaatsen bijvoorbeeld vogelverschrikkers of netten tegen vogels die hun groentes beschadigen.
Soms volstaat dit, of kun je een screenshot of afbeelding toevoegen die je punt verduidelijkt. Zie bijvoorbeeld ook de afbeelding onder stap 9. Ik hoop dat je met dit voorbeeld snel aan de slag kunt met Flickr, en niet verward achter blijft zoeken naar die extra zoekoptie. Dit screenshot vervangt een uitleg van zeker 100 woorden!
5. Schrijf je tekstopbouw/geraamte uit
Sinds ik rapporten of interviews verwerk tot artikelen, gebruik ik zelf een trucje om over mijneerste writersblocks heen te stappen. Ik denk voordat ik start met schrijven al uit welke onderdelen mijn tekst moet bevatten en welke volgorde het beste is.
Deze opzet maak ik al scannend door mijn basismateriaal. Het helpt me om keuzes te maken en het grote geheel van de tekst te zien. Wat mist er nog? Wat past eigenlijk niet zo goed bij de rest? Tot slot heb je zo direct een stappenplan om de tekst te gaan uitwerken, en kun je direct beginnen bij de introductie of mogelijk kopje 1.
| Bonustip: hoewel ik zou aanraden de introductie tot het laatst te bewaren, vloeit hij vaak tóch als eerste uit mijn vingers. Als ik net zo’n structuur heb bedacht, heb ik nog heel scherp wat ik de lezer precies wil vertellen (denk nog eens aan tip 3!). Zo krijg ik een hele korte, puntige inleiding. Nadat de hele tekst staat, kun je altijd nog wat toevoegen of bijstellen. |
6. Schrijf een eerste versie van de tekst
Hier kan ik kort over zijn. Je start bij kopje 1 en werkt je weg door je structuur. Kom je onderweg toch nog feiten tegen die je het liefst zou willen noemen? Breng jezelf steeds weer terug naar je hoofddoel. Soms geeft het niet om zo’n ‘side-track’-idee even uit te werken, en later te schrappen of in te korten. Maar probeer jezelf bij het hoofddoel te houden.Daarnaast kan ik je nog wat tips meegeven om je woord- en zinskeuze zo simpel mogelijk te maken:
- Maak je zinnen niet te lang en zet vaker een punt in plaats van een komma
- Verbind korte zinnen aan elkaar met voegwoorden als maar, echter, doordat, want, ook of hiermee.
- Vermijd passief taalgebruik (ik schreef een blog is beter dan er werd een blog geschreven) en de naamwoordstijl (toen ik deze tekst schreef is beter dan bij het schrijven van deze tekst)
- Begin vaker een nieuwe alinea en gebruik voldoende tussenkopjes. Zo houd je de tekst overzichtelijk voor elke lezer, en is de tekst ‘scanbaar’ voor de snelle, oppervlakkige lezer.
- Zeker online is het heel normaal om korte alinea’s te schrijven. Gebruik vaker witregels en knip je lange alinea’s op in kortere stukjes.
- Gebruik korte woorden die iedereen kent. Twijfel je of een woord helder is? Kijk op nl, zoekeenvoudigewoorden.nl of synoniemen.net. voor een goed alternatief.
- Twijfel je over spelling of stijl? Onmisbaar voor mij zijn org (het Groene Boekje in een zoekmachine) en onzetaal.nl
- 9 zinnen en 21 woorden die je altijd weg kunt laten
- Werk vaker met opsommingstekens, dat breekt de tekst en maakt hem overzichtelijk!
7. Lees hem zelf helemaal door, schrap waar kan, en leg verder uit waar nodig
Leg je tekst een paar uur of een dag weg als dat kan, en lees hem fris nog eens helemaal en in één ruk door. Vaak haal je na een pauze zelf al heel wat onduidelijke taal uit je tekst. Schrap waar kan en vul de gaten op waar nodig. Dat kan met een voorbeeld, een uitleg of met beeld, video of linkjes naar andere webpagina’s die ergens dieper op ingaan. Een lange tekst is helemaal niet erg, als het maar bij je hoofddoel blijft en de lezer niet laat verdwalen (en vaak: afhaken!) in een zijweg van je tekst. Zo zou ik je hier nog allerlei voorbeelden kunnen vertellen van mijn ervaring met eindredactie, maar die bewaar ik voor een volgend blog!
8. Laat een fris, onbevooroordeeld iemand meelezen
De allerbelangrijkste tip die ik je kan meegeven: vind een tweede lezer. Het liefst iemand met zo min mogelijk voorkennis. Soms kan zelfs een niet-expert meelezen op een tekst die voor experts bedoeld is. Geef ze dan een duidelijke opdracht mee: wordt je doel bereikt? Feedback op tekst is soms pittig, maar in mijn ervaring de beste manier om je tekst beter te maken. Is iemand iets niet duidelijk, dan heb je niet helder geschreven.
9. Herschrijf nogmaals en maak je tekst compleet met media
Voor de laatste versie van je tekst, neem de feedback van de tweede lezer ter harte. Na de eerste schroom tot ‘kill my darlings’ krijg je vaak een idee om de tekst beter te maken. Daarnaast is dit het goede moment om je tekst aan te vullen met eventuele andere media. Schrijf je voor een website of online tool? Dan kun je naar hartenlust linkjes, een video of sterke visual toevoegen.
Blijf wel streng: waar link je naartoe? Is die uitleg of dat artikel helder en voegt het iets toe aan wat ik zeg? En spreekt de visual echt voor zich? Ik ben zeker niet tegen ‘sfeerbeeld’, maar zou dit altijd beperken tot de kopfoto van een artikel of webpagina. En áls je een duidelijke, ondubbelzinnige foto kunt toevoegen: altijd doen.
Maar hoe kom je dan aan beeld? Beeldredactie is volgens mij een van de lastigste dingen als het gaat om complexe inhoud. Stockfoto’s en nietszeggend sfeerbeeld kunnen soms alleen maar verwarrend werken. Stop echt tijd in het vinden van sterk beeld, en beperk het tot één afbeelding als het echt lastig is. Ik zoek vaak op gratis beeldbanken als Pixabay, Pexels, Unsplash, iStockphoto of Dreamstime. Waar ik altijd goede resultaten mee boek, is Flickr. Zoek met de filter op beelden die de Creative Commons-licentie dragen, en vermeld netjes de bron van de foto.
Tot slot kan ik je ook aanraden een handige tool te gebruiken om je informatie zelf te visualiseren. Daar moet je wel voorzichtig mee zijn, vind ik: ook al ben je best handig, je wil niet amateuristisch overkomen. Vormgeving is écht een vak! Kan iemand je helpen die goed is met beeldbewerking of vormgeving? Schakel die dan in. Wil je toch zelf aan de slag, dan zijn er tal van online tools die snel een mooi resultaat geven. Denk aan allerlei soorten banners of posters met Canva, tijdlijnen met de Knightlab Timeline of datavisualisaties met Raw of Infogram. Met die laatste kun je trouwens ook mooie infographics maken, net als met Piktochart.
10. Durf tegen opdrachtgevers te zeggen als ze wollig zijn
Tot slot een spannendere: ook in mijn werk hebben opdrachtgevers vaak het laatste woord over de tekst. Dat kan tot discussie leiden. Alles vertellen of iedereen tevreden houden: dat is hoe dan ook moeilijk. Maak dat bij je opdrachtgever bespreekbaar: wil je volledig zijn, of helder communiceren? Ik ga altijd voor het laatste. Dan zul je vaak eerlijk moeten zijn als hun wensen zorgen voor onduidelijkheid. Soms betekent dat voor mij een compromis. Maar elke verheldering is meegenomen. En een heldere boodschap, daar is uiteindelijk iedereen bij gebaat.
